Kontakt

 

Nazwa referatu	Nr telefonu
Burmistrz Miasta 2 piętro, pokój nr 219 Ireneusz Roman Kiendyś	85-682-21-80
Zastępca Burmistrza Miasta 2 piętro, pokój nr 219 Barbara Sadowska	85-682-64-50
Sekretarz Gminy Miejskiej Hajnówka 2 piętro, pokój nr 217 Jarosław Grygoruk	85-682-64-44
Skarbnik Gminy Miejskiej Hajnówka 2 piętro, pokój nr 218 Monika Daniluk	85-682-64-54
Sekretariat 2 piętro, pokój nr 219 Ewelina Trofimiuk	85-682-21-80, fax 85-674-37-46
Biuro Rady Miasta 2 piętro, pokój nr 210 Elżbieta Filipowicz Marlena Lisowska	85-682-64-46
Urząd Stanu Cywilnego parter, pokój nr 15 Kierownik: Małgorzata Dąbrowska Zastępca kierownika: Paulina Chaniło	85-682-26-70
Referat Społeczno-Administracyjny Kierownik: Jarosław Grygoruk - 2 piętro, pokój nr 217 Zastępca Kierownika / Kadry: Barbara Dmitruk - 2 piętro, pokój nr 224	85-682-64-44 85-682-20-13
Referat Finansowo-Budżetowy 2 piętro, pokój nr 225 Kierownik: Emilia Bugwin	85-682-64-49
Referat Podatkowy 2 piętro, pokój nr 223 Kierownik: Elżbieta Żornaczuk	85-682-20-12
Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska Kierownik: Marta Kościeńczuk - 2 piętro, pokój nr 204 Zastępca kierownika: Ewa Gromotowicz-Kopeć - 2 piętro, pokój nr 203	85 682 35 19 85-682-64-53
Referat Gospodarki Gruntami i Rolnictwa 2 piętro, pokój nr 216 Kierownik: Agnieszka Masalska	85-682-64-48
Referat Budownictwa i Inwestycji Kierownik: Łukasz Pawluczuk - 2 piętro, pokój nr 209 Zastępca kierownika: Anna Lebiedzińska-Łuksza - 2 piętro, pokój nr 207	85-682-28-75 85-682-64-42
Referat Oświaty, Kultury i Sportu Kierownik: Jolanta Stefaniuk - 2 piętro pokój nr 206 Sylwia Koczuk, parter, pokój nr 11	85-682-24-88 85-682-29-94
Referat Przedsiębiorczości, Promocji i Turystyki 2 piętro, pokój nr 220, 221 Kierownik: Anna Pacewicz	85-682-20-16 85 682 64 45
Zamówienia publiczne 2 piętro, pokój 226	85-682-27-02
Obrona Cywilna 2 piętro, pokój 205 Michał Rusak	85-682-29-05
Pełnomocnik do spraw Ochrony Informacji Niejawnych  2 piętro, pokój nr 205 Dorota Birycka	85-682-29-05
Inspektor Ochrony Danych Osobowych 2 piętro, pokój nr 205 Michał Rusak	85-682-29-05
Koordynator ds. dostępności 2 piętro, pokój nr 220 Emilia Korolczuk	85-733-88-38
Informatyk 2 piętro, pokój 226 Jarosław Walesiuk	85-682-27-02

 

Kompetencje referatów:

 

Biuro Rady Miasta

• wgląd do aktów prawa miejscowego,
• dokumentacja organów samorządowych.

Referat Budownictwa i Inwestycji

• Obsługa inwestycji budowlanych (w tym budowy i modernizacji dróg) realizowanych z budżetu miasta lub z innych pozyskanych przez miasto środków.
• Planowanie i koordynacja prac w zakresie infrastruktury komunalnej.
• Obsługa inwestycji realizowanych z udziałem środków własnych mieszkańców.
• Prowadzenie spraw dotyczących organizacji robót publicznych na terenie miasta.
• Prowadzenie spraw dotyczących opracowywania planów zagospodarowania przestrzennego miasta.
• Wydawanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.
• Udzielanie informacji o przeznaczeniu terenu w planie zagospodarowania przestrzennego.

Referat Finansowo - Budżetowy

w zakresie planowania i realizacji budżetu:

• koordynacja prac związanych z planowaniem,
• nadzorowanie prawidłowości opracowywania i zatwierdzania planów finansowych jednostek organizacyjnych oraz preliminarzy finansowych referatów Urzędu,
• sporządzanie projektu budżetu oraz przekładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia,
• bieżąca realizacja budżetu oraz okresowe informowanie organów Gminy o przebiegu tej realizacji,
• przygotowywanie projektów uchwał w sprawach zmian w budżecie Gminy,
• kontrola przestrzegania dyscypliny finansów publicznych,
• obsługa finansowo – księgowa zadań realizowanych przez Urząd,

w zakresie zadań księgowo – rachunkowych:

• prowadzenie spraw płacowych pracowników urzędu oraz prowadzenie rozliczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych i podatku,
• prowadzenie spraw księgowych urzędu,
• współpraca z organami finansowymi i bankowymi oraz jednostkami organizacyjnymi,
• prowadzenie ewidencji mienia Gminy, w tym ewidencji środków trwałych,
• sporządzanie sprawozdań i bilansu Urzędu jako jednostki budżetowej oraz sprawozdań i bilansów zbiorczych.

Referat Podatkowy

• prowadzenie spraw dotyczących wymiaru podatków (rolny, leśny, od nieruchomości, środków transportowych, opłaty skarbowej), w tym opracowywanie projektów uchwał w sprawie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku od środków transportowych,
• prowadzenie rachunkowości podatków i opłat wg zasad określonych w przepisach odrębnych,
• wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym i o nie zaleganiu w podatkach i opłatach,
• windykacja należności z tytułu podatków i opłat,
• organizacja i kontrola prawidłowego obiegu dokumentów.

Referat Gospodarki Gruntami i Rolnictwa

w zakresie geodezji:

• komunalizacja mienia gminnego,
• sprzedaż lub oddawanie nieruchomości stanowiące własność Miasta w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżaw lub najem,
• podział, rozgraniczanie nieruchomości i zamiana gruntów,
• przekazywanie w trwały zarząd nieruchomości miejskich jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej,
• sprawowanie kontroli wykonywania prawa użytkownika i trwałego zarządu,
• rozwiązywanie umów użytkowania wieczystego, dzierżawy lub najmu oraz wygaszania prawa użytkowania i trwałego zarządu,
• korzystanie przez miasto z prawa pierwokupu,
• kontrola obowiązku terminowej zabudowy działek,
• aktualizacja cen gruntów oraz naliczanie opłat za użytkowanie wieczyste, użytkowanie i trwały zarząd,
• naliczanie opłat adiacenckich,
• przejmowanie przez miasto od przedsiębiorstw państwowych gruntów zabudowanych budynkami mieszkalnymi wraz z towarzyszącymi obiektami infrastruktury technicznej i społecznej.

w zakresie gospodarki nieruchomościami:

• prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem środkami Miejskiego Funduszu Gospodarki,
• prowadzenie spraw związanych z nazewnictwem ulic i placów oraz nadawaniem numerów porządkowych nieruchomościom,
• planowanie, zlecanie i odbiór robót geodezyjno - kartograficznych,
• okazywanie na gruncie granic nieruchomości zbywanych przez miasto.

w zakresie rolnictwa i leśnictwa:

• prowadzenie spraw związanych z produkcją roślinną i zwierzęcą,
• prowadzenie spraw związanych z ogrodami działkowymi,
• prowadzenie spraw związanych z wspólnotami gruntowymi.

Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska

Do zadań referatu należy prowadzenie spraw z zakresu:

• ochrony środowiska i ochrony przyrody,
• utrzymania porządku czystości na terenie Miasta,
• gospodarki wodnej i ściekowej,
• utrzymania dróg gminnych,
• prowadzenia zimowego utrzymania dróg,
• utrzymania miejsc pamięci narodowej,
• prowadzenia gospodarki mieszkaniowym zasobem gminy,
• najmu lokali użytkowych,
• oraz inne zadania z zakresu gospodarki komunalnej nie zastrzeżone na rzecz innych referatów.

w szczególności:

• prowadzenie spraw związanych z najmem, zamianami, podziałem lokali mieszkalnych oraz związanych z gospodarką lokalami mieszkalnymi,
• organizowanie pracy Społecznej Komisji Mieszkaniowej, przygotowywanie projektów list najmu i zamiany,
• organizowanie przetargów na najem lokali użytkowych,
• prowadzenie spraw dotyczących eksmisji z lokali mieszkalnych,
• opracowywanie programów ochrony środowiska,
• prowadzenie spraw z zakresu naliczania opłat ekologicznych za korzystanie ze środowiska odprowadzanych do Urzędu Marszałkowskiego,
• Prowadzenie spraw związanych z gospodarką odpadami, w tym:
  • organizowanie systemu selektywnej zbiórki odpadów,
  • nadzór nad działalnością wysypiska śmieci,
  • określanie sposobu postępowania z odpadami: przygotowywanie projektów decyzji i opinii w sprawach związanych ze składowaniem odpadów oraz prowadzeniem działalności w wyniku której powstają odpady.
• Przygotowywanie projektów decyzji zezwalającej na świadczenie usług w zakresie zbiórki i transportu odpadów komunalnych stałych i ciekłych.
• Podejmowanie czynności mających na celu likwidację składowania odpadów w miejscach do tego nieprzeznaczonych.
• Podejmowanie czynności mających na celu właściwe utrzymanie, ochronę i pielęgnację zieleni miejskiej oraz obiektów małej architektury w tym nadzór nad realizacją prac utrzymaniowych takich jak koszenie, cięcie drzew i krzewów, zamiatanie ręczne i mechaniczne ulic i placów.
• Prowadzenie zadań z zakresu gospodarki wodno – ściekowej w tym: przygotowywanie projektów decyzji zezwalającej na świadczenie usług w zakresie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i odprowadzenie ścieków.
• Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem, konserwacją i remontami pomników i cmentarzy wojennych oraz miejsc pamięci narodowej.
• Przygotowywanie projektów rozstrzygnięć z zakresu ochrony zwierząt oraz utrzymywania zwierząt ras agresywnych.
• Organizowanie akcji sanitarno porządkowych w tym odłowów bezdomnych zwierząt.
• Prowadzenie spraw związanych z dysponowaniem środkami Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej oraz opracowywanie corocznych zestawień przychodów i wydatków Funduszu.
• Prowadzenie spraw dotyczących stanu sanitarno – porządkowego Miasta na terenach komunalnych nie przekazanych w zarząd lub użytkowanie bądź dzierżawę innym podmiotom.
• Podejmowanie czynności mających na celu właściwe utrzymanie dróg gminnych w zakresie: oznakowania poziomego i pionowego, równania dróg gruntowych, likwidowanie przełomów oraz naprawy dróg.
• Utrzymanie kanalizacji burzowej.
• Oznakowanie ulic tablicami z ich nazwami.
• Przygotowywanie projektów decyzji na zajęcie pasa drogowego oraz wydawanie opinii w sprawie umieszczania urządzeń w pasach drogowych.
• Przygotowywanie decyzji w zakresie zezwoleń za usuwanie drzew i krzewów oraz naliczających kary za usunięcie drzew i krzewów bez zezwolenia.
• Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem rowów odprowadzających wody opadowe.
• Współpraca z Wojewódzkim Zarządem Melioracji i Urządzeń Wodnych w zakresie utrzymania rzeki Leśna Prawa.
• Nadzór nad stanem technicznym targowicy miejskiej.
• Prowadzenie spraw związanych z oświetleniem ulicznym oraz parkowym w tym instalacja nowych punktów, rozliczanie faktur za oświetlenie ulic powiatowych i wojewódzkich.
• Organizacja prac porządkowych na terenie miasta:
  • zamiatanie mechaniczne i ręczne,
  • prace porządkowe,
  • nadzór nad pracownikami sezonowymi

Referat Polityki Gospodarczej

• prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, w tym:
  • prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej na terenie Gminy,
  • dokonywanie wpisów i wykreśleń do ewidencji oraz dokonywanie zmian w istniejącym wpisie,
  • umożliwienie zainteresowanym wglądu do ewidencji oraz udzielanie informacji z zakresu prowadzonej ewidencji;
• prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o transporcie drogowym;
• prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych;
• współpraca z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego w zakresie realizacji zadań Gminy Miejskiej Hajnówka;
• koordynacja prac związanych z opracowywaniem i monitorowaniem rocznego programu współpracy miasta Hajnówka z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie;
• stałe monitorowanie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych na realizację zadań własnych miasta oraz proponowanie rozwiązań pozyskiwania środków na finansowanie inwestycji prowadzonych z udziałem jednostek organizacyjnych, w szczególności w zakresie nowej ścieżki rozwoju miasta;
• przygotowywanie i rozliczanie merytoryczne wniosków (aplikacji) o dofinansowanie zadań i inwestycji miejskich;
• prowadzenie spraw związanych z integracją europejską oraz członkostwem w Unii Europejskiej;
• nawiązywanie i prowadzenie współpracy z organizacjami i stowarzyszeniami, w tym na rzecz współpracy gospodarczej;
• realizacja zadań wynikających z szeroko pojętej współpracy zagranicznej,
• prowadzenie dokumentacji formalno-prawnej wynikającej z nadzoru nad spółkami komunalnymi;
• realizacja zadań w zakresie realizacji ustawy o wychowanie w trzeźwości, przeciwdziałaniu alkoholizmowi, w tym wydawania zezwoleń na sprzedaż alkoholu;
• realizacja zadań w zakresie realizacji ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii;
• realizacja działań promocyjnych miasta, w tym w szczególności administrowanie zasobami promocyjnymi miasta;
• prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o zbiórkach publicznych;
• opracowywanie sprawozdań z działalności Burmistrza;
• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej i strony internetowej Urzędu Miasta.

Referat Rozwoju

• realizacja polityki rozwoju wynikającej z założeń nowej ścieżki rozwoju miasta Hajnówka przygotowanej do Programu Rozwój Lokalny oraz podejmowanie spójnych i komplementarnych z tą wizją inicjatyw oraz działań rozwojowych;
• utrzymywanie współpracy z innymi komórkami urzędu w powyższym zakresie, jednostkami podległymi samorządowi miasta Hajnówka czy partnerami współpracy;
• analiza i ocena inwestycji i przedsięwzięć rozwojowych w zakresie ich oddziaływania i wpływu na rozwój miasta;
• integrowanie działań podejmowanych przez samorząd miasta poprzez wymianę informacji i uzgadnianie potrzeb w ramach inwestycji i przedsięwzięć rozwojowych;
• poszukiwanie źródeł wsparcia na realizację zadań wpływających na wdrażanie założeń nowej ścieżki rozwoju miasta Hajnówka;
• stałe monitorowanie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych na realizację zadań własnych miasta oraz proponowanie rozwiązań pozyskiwania środków na finansowanie inwestycji prowadzonych z udziałem jednostek organizacyjnych, w szczególności w zakresie nowej ścieżki rozwoju miasta;
• przygotowywanie i rozliczanie merytoryczne wniosków (aplikacji) o dofinansowanie zadań i inwestycji miejskich;
• prowadzenie spraw związanych z integracją europejską oraz członkostwem w Unii Europejskiej;
• prowadzenie prac związanych z planowaniem i realizacją strategii i kierunków rozwoju miasta, w tym:
  • inicjowanie i koordynowanie prac w zakresie opracowania strategi rozwojowych miasta,
  • monitoring i sprawozdawczość dotycząca realizacji strategii rozwojowych miasta,
  • współpraca z samorządem województwa, powiatem gminami oraz innymi jednostkami organizacyjnymi i partnerami w zakresie realizacji opracowywanych lub przyjętych strategii rozwoju,
  • sporządzanie bieżących oraz okresowych analiz i ocen rozwoju społeczno-gospodarczego miasta,
  • monitorowanie wszystkich dokumentów strategicznych, planów i programów obowiązujących w gminie miejskiej Hajnówka, przy współpracy ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy
• współpraca z innymi zespołami czy podmiotami w zakresie planowania i realizacji ich polityk czy strategii rozwoju, w tym w szczególności w obszarach spójnych z założeniami nowej ścieżki rozwoju miasta;
• koordynowanie prac związanych z programem rewitalizacji miasta;
• koordynowanie prac związanych z wdrażaniem strategi marki Hajnówka, w tym w szczególności inicjowanie i opiniowanie przedsięwzięć służących kreowaniu jednolitej wizji promocji miasta Hajnówka oraz budowaniu spójnego jego wizerunku;
• nadzór i opiniowanie realizowanych form i narzędzi promocji miasta oraz wpływających na wizerunek miasta, tj. w szczególności strona www miasta, media społecznościowe, oficjalne wydawnictwa lub wspierane wydawnictwa, publikacje itp.;
• gromadzenie informacji o mieście, pozyskiwanie materiałów czy produktów promujących miasto na zewnątrz;
• prowadzenie spraw z zakresu przewidzianego ustawą o usługach turystycznych, w tym prowadzenie ewidencji obiektów hotelarskich oraz innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie;
• nawiązywanie i prowadzenie współpracy z organizacjami i stowarzyszeniami, w tym na rzecz współpracy gospodarczej, w tym w szczególności w obszarze spójnym z nową ścieżką rozwoju miasta;
• monitorowanie i ocena potrzeb w zakresie sytuacji gospodarczej na terenie miasta i powiatu oraz opracowywanie strategii i programów rozwojowych w tym zakresie.

Referat Społeczno-Administracyjny

• sprawy meldunkowe - tel. 85-682-21-97
• dowody osobiste - tel. 85-682 64-52
• kadry w UM - tel. 85-682-2013
• prowadzenie archiwum zakładowego - tel. 85-682-20-17

Stanowisko samodzielne

• informatyk UM Hajnówka: tel. 85-682-21-80 (jw@hajnowka.pl)

Stanowisko d/s ochrony informacji niejawnych

• sprawy obrony cywilnej - tel. 85-682-29-05
• zarządzanie kryzysowe - tel. 85-682-29-05

Sekretariat

• przyjmowanie korespondencji,
• informacja na temat pracy urzędu i burmistrza

Urząd Stanu Cywilnego

• rejestracja urodzeń, małżeństw, zgonów poprzez sporządzanie aktów stanu cywilnego.
• przyjmowanie oświadczeń woli:
  • przed zawarciem związku małżeńskiego
  • o uznaniu ojcostwa.
• wydawanie decyzji o zmianie imienia i nazwiska
• wydawanie zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa
  • o stanie cywilnym
  • o zdolności prawnej dla obywateli polskich do zawarcia związku małżeńskiego za granicą
  • o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub ich braku
• transkrypcja treści zagranicznych aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu)
• rejestracja urodzenia, małżeństwa, zgonu, które nastąpiły poza granicami RP jeżeli w danym państwie nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego
• rejestracja danych i usuwanie niezgodności w rejestrze PESEL
• wydawanie odpisów skróconych, zupełnych i wielojęzycznych aktów stanu cywilnego
• przenoszenie własnych aktów stanu cywilnego sporządzonych w formie papierowej do Rejestru stanu cywilnego
• prowadzenie archiwum Urzędu Stanu Cywilnego
• przygotowywanie ważnych uroczystości dla mieszkańców (50-lecia małżeństwa, 100-lecia urodzin etc.)
• przekazywanie dla potrzeb statystyki publicznej informacji dotyczącej zarejestrowanych urodzeń, małżeństw i zgonów
• współpraca z jednostkami organizacyjnymi kościołów i związków wyznaniowych w zakresie zawierania małżeństw konkordatowych
• współpraca z sądami i innymi organami państwowymi w zakresie rejestracji stanu cywilnego
• współpraca z polskimi konsulatami oraz obcymi placówkami konsularnymi w zakresie realizowanych zadań.

Zespół Oświaty, Kultury i Sportu – symbol ZOK

Do zadań Zespołu Oświaty, Kultury i Sportu - należą sprawy z zakresu oświaty i wychowania dzieci i młodzieży oraz kultury i sportu, a w szczególności:

• Planowanie sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów.
• Wykonywanie czynności związanych z zakładaniem, prowadzeniem przekształcaniem, utrzymywaniem oraz likwidowaniem przedszkoli samorządowych, publicznych szkół podstawowych i gimnazjów, dla których organem prowadzących jest Gmina Miejska Hajnówka.
• Prowadzenie spraw związanych z wpisywaniem do ewidencji szkół niepublicznych.
• Ustalanie obwodów szkół podstawowych i gimnazjów, dla których organem prowadzących jest Gmina Miejska Hajnówka.
• Koordynowanie działalności wychowawczo–dydaktycznej i opiekuńczej szkół i przedszkoli samorządowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Miejska Hajnówka.
• Prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli (dotyczy awansu na nauczyciela mianowanego).
• Przeprowadzanie konkursów na dyrektorów szkół i przedszkoli.
• Weryfikacja arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli.
• Współdziałanie z dyrektorami szkół i przedszkoli w zakresie przeglądów technicznych obiektów oświatowych oraz ustalanie hierarchii potrzeb w zakresie remontów szkół i przedszkoli samorządowych.
• Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy uczniom:
  • stypendia i zasiłki szkolne dla uczniów,
  • wyprawka szkolna,
  • dojazdy uczniów do szkoły,
  • inna pomoc wynikająca z przepisów prawa oświatowego.
• Udział w imprezach szkół i przedszkoli oraz uczestniczenie w razie potrzeby w posiedzeniach rad pedagogicznych.
• Prowadzenie spraw związanych z realizacją obowiązku szkolnego i obowiązku nauki.
• Prowadzenie statystyki oświatowej.
• Nadzór nad przestrzeganiem przez dyrektorów szkół i przedszkoli prawa oświatowego, uchwał Rady Miasta Hajnówka i Zarządzeń Burmistrza Miasta Hajnówka.
• Występowanie z wnioskami do Burmistrza Miasta Hajnówka o przyznanie nagród dyrektorom szkół i przedszkoli z okazji Dnia Edukacji Narodowej.
• Występowanie z wnioskami do Burmistrza Miasta Hajnówka o ustalenie dodatku funkcyjnego i motywacyjnego dyrektorom szkół i przedszkoli.
• Podejmowanie czynności w imieniu pracodawcy z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektorów szkół i przedszkoli samorządowych w zakresie: udzielania urlopów wypoczynkowych.
• Współpraca z Podlaskim Kuratorem Oświaty jako organem sprawującym nadzór pedagogiczny nad placówkami oświatowo – wychowawczymi.
• Współpraca z Hajnowskim Domem Kultury, Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Hajnówce, Miejską Biblioteką Publiczną w Hajnówce oraz innymi instytucjami i organizacjami w zakresie upowszechniania kultury i sportu.