ZARZĄDZENIE Nr 19/16 Burmistrza Miasta Hajnówka z dnia 16 marca 2016r.
ZARZĄDZENIE Nr 19/16
Burmistrza Miasta Hajnówka
z dnia 16 marca 2016 roku
w sprawie sposobu postępowania w Urzędzie Miasta Hajnówka przy załatwianiu spraw z zakresu działalności lobbingowej
Na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 ze zm.) Burmistrz Miasta Hajnówka zarządza, co następuje:
§ 1
Zarządzenie określa szczegółowy sposób postępowania pracowników Urzędu Miasta Hajnówka, z podmiotami wykonującymi zawodową działalność lobbingową oraz z podmiotami wykonującymi bez wpisu do rejestru czynności z zakresu zawodowej działalności lobbingowej – zwanych dalej podmiotami wykonującymi działalność lobbingową, w tym sposób dokumentowania podejmowanych kontaktów.
§ 2
W Urzędzie Miasta Hajnówka, koordynatorem postępowania w sprawach wystąpień wnoszonych przez podmioty związane z wykonywaniem działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa, ustanawia się Sekretarza Miasta.
§ 3
Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) ustawie, należy przez to rozumieć ustawę a dnia 7 lipca 2005 roku o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. z 2005 r. Nr 169 poz. 1414 ze zm.)
2) urzędzie, należy przez to rozumieć Urząd Miasta Hajnówka,
3) burmistrzu, należy rozumieć Burmistrza Miasta Hajnówka,
4) sekretarzu, należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Hajnówka,
5) pracowniku, należy rozumieć pracownika merytorycznego Urzędu Miasta Hajnówka, do którego wpłynęło zgłoszenie.
§ 4
W urzędzie podczas postępowania z podmiotami wykonującymi działalność lobbingową, wprowadza się obowiązek dokumentowania podejmowanych kontaktów. Kontakty podejmowane przez podmioty wykonujące działalność lobbingową mogą w szczególności dotyczyć przedkładania, w formie pisemnej lub ustnej wniosków zmierzających do wywarcia wpływu na organy władzy publicznej
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 obejmuje w szczególności dokumentowanie kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową w sprawach związanych z przedłożeniem:
1) wniosku o podjęcie określonej inicjatywy uchwałodawczej,
2) propozycji rozwiązań prawnych,
3) opinii na temat proponowanych rozwiązań prawnych, zawierającej opis przewidywanych skutków ich wprowadzenia,
4) propozycji odbycia spotkania w celu omówienia określonej kwestii uregulowanej prawnie lub wymagającej takiej regulacji,
5) zgłoszenia zainteresowania pracami nad projektem aktu normatywnego.
§ 5
Dokumentowanie kontaktów z podmiotami wykonującymi działalność lobbingową, polega na sporządzeniu po każdym kontakcie, w szczególności po spotkaniu, notatki służbowej, zawierającej przede wszystkim:
1) datę, miejsce spotkania, imiona i nazwiska osób obecnych na spotkaniu.
2) informację o określeniu sprawy, w której działalność lobbingowa była podejmowana,
3) wskazanie podmiotu lub osoby, która wykonywała działalność lobbingową,
4) określenie form podjętej działalności lobbingowej, wraz ze wskazaniem, czy polegała ona na wspieraniu określonych projektów, czy też na występowaniu przeciwko tym projektom,
5) określeniu wpływu, jaki wywarł podmiot wykonujący działalność lobbingową w danej sprawie,
6) podpisy osób biorących udział w spotkaniu.
Do notatki służbowej należy dołączyć wszelkie materiały informacyjne i dokumenty dostarczone przez podmiot.
§ 6
W przypadku, gdy do urzędu wpłynie wystąpienie od podmiotu wykonującego działalność lobbingową sekretarz:
1) rejestruje wystąpienie,
2) dokonuje sprawdzenia, czy podmiot, od którego pochodzi wystąpienie, został wpisany do rejestru podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową, prowadzonego w wersji elektronicznej przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej. W przypadku nie stwierdzenia wpisu, przygotowuje niezwłocznie projekt informacji do ministra właściwego do spraw administracji publicznej i przedkłada do podpisu burmistrzowi,
3) dokonuje weryfikacji wystąpienia z punktu widzenia zakresu właściwości urzędu, w przypadku jej niestwierdzenia kieruje sprawę do organu właściwego i jednocześnie zawiadamia o tym wnoszącego podanie,
4) przekazuje do właściwego merytorycznie referatu/samodzielnego stanowiska pracy, wystąpienie wymagające udzielenia podmiotowi pisemnej odpowiedzi, w celu jej rozpatrzenia. Po udzieleniu podmiotowi odpowiedzi przygotowanej przez referat/samodzielne stanowisko pracy, podpisanej przez burmistrza, referat/samodzielne stanowisko pracy przekazuje jej kopię do wiadomości sekretarza,
5) w razie potrzeby, po powiadomieniu burmistrza, może wyznaczyć termin spotkania, w celu omówienia zagadnień zawartych w wystąpieniu podmiotu wykonującego działalność lobbingową,
6) przebieg spotkania dokumentuje w formie notatki służbowej stosownie do wymagań określonych w § 4.
W przypadku bezpośredniego zgłoszenia się podmiotu do pracownika urzędu, pracownik ten jest obowiązany do skierowania go do sekretarza, celem zarejestrowania zgłoszenia w rejestrze wystąpień i dokumentacji kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową.
§ 7
Sekretarz prowadzi zbiorczy rejestr wystąpień oraz dokumentacji kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące działalność lobbingową.
W rejestrze, o którym mowa w ust. 1 zamieszcza się:
1) dane podmiotu, od którego pochodzi wystąpienie,
2) numer w rejestrze podmiotów wykonujących zawodową działalność lobbingową – jeżeli podmiot ten został wpisany do tego rejestru,
3) imię, nazwisko i adres lub firmę, siedzibę i adres podmiotu, na rzecz którego zawodowa działalność lobbingowa jest wykonywana,
4) datę wpływu wystąpienia do urzędu,
5) określenie formy podjętej działalności lobbingowej,
6) określenie przedmiotu wystąpienia, w tym postulowanych w nim rozwiązań,
7) opis sposobu załatwienia sprawy, ze wskazaniem właściwego referatu/samodzielnego stanowiska pracy urzędu i z uwzględnieniem wpływu, jaki wywarł podmiot wykonujący działalność lobbingową na sposób załatwienia sprawy.
§ 8
Sekretarz przygotowuje raz do roku do końca lutego informację, o której mowa w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 7 lipca 2005 roku o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 ze zm.) i przedkłada ją do podpisu burmistrzowi.
Informacja, o której mowa w ust. 1 podlega niezwłocznie udostępnieniu w Biuletynie Informacji Publicznej.
§ 9
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Hajnówka.
§ 10
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz Miasta Hajnówka
Jerzy Sirak