BIP UM Hajnówka

Informacje podstawowe:

• zagraniczny odpis aktu stanu cywilnego, który jest dowodem urodzenia, zawarcia małżeństwa lub zgonu, może zostać przeniesiony do Rejestru Stanu Cywilnego w Polsce w drodze transkrypcji,
• transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego,
• transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze, sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości czy nadanie numeru PESEL,
• zagraniczny dokument stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez polskie prawo, ma zmniejszoną moc dowodową, osoba składająca wniosek o transkrypcję powinna również wystąpić o uzupełnienie brakujących danych,
• w przypadku, gdy w zagranicznym dokumencie znajdują się błędne dane, osoba składająca wniosek o transkrypcję powinna również wystąpić o sprostowanie tych danych,
• akty są uzupełniane i prostowane na podstawie aktów stanu cywilnego wcześniej sporządzonych dotyczących tej samej osoby lub jej wstępnych,
• w przypadku transkrypcji aktu małżeństwa, w którym nie znajdują się nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa oraz nazwisko jakie będą nosiły ich wspólnych dzieci, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia w składanym wniosku o transkrypcję, wniosek ten musi być podpisany przez oboje małżonków,
• nie można transkrybować zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli:
  • są wątpliwości co do jego autentyczności (autentyczność dokumentu można potwierdzić poprzez legalizację przez polskiego konsula lub opatrzenie klauzulą apostille);
  • zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;
• - transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej;
• wniosek o transkrypcję można złożyć osobiście, drogą korespondencyjną lub za pośrednictwem konsulatów.

Kto może złożyć wniosek:

• osoba, której akt dotyczy (w przypadku małoletniego przedstawiciel ustawowy),
• osoba, która wykaże interes prawny lub faktyczny w przypadku transkrypcji aktu zgonu.

Wymagane dokumenty:

• ważny dokument tożsamości do wglądu (dowód osobisty lub paszport),
• wniosek o dokonanie transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego,
• oryginał zagranicznego odpisu aktu stanu cywilnego, który ma być transkrybowany,
• urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości, tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych),
• potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej,
• w przypadku, gdy wnioskodawca przebywa za granicą, musi wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.

Opłata skarbowa:

• opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego po dokonaniu transkrypcji: 50 zł
• opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego po dokonaniu transkrypcji i uzupełnieniu lub sprostowaniu: 89 zł
• opłata skarbowa za wydanie odpisu zupełnego po dokonaniu transkrypcji, uzupełnieniu i sprostowaniu: 128 zł
• pełnomocnictwo: 17 zł (jeżeli jest udzielone wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu nie podlega opłacie)

Opłatę można wnieść gotówką lub kartą w Kasie Urzędu Miasta Hajnówka lub na rachunek bankowy Urzędu Miasta Hajnówka: 46 1020 1332 0000 1602 0276 4058.

Termin załatwienia sprawy:

Bez zbędnej zwłoki, każda sprawa rozpatrywana jest indywidualnie, po zebraniu niezbędnej dokumentacji.

Miejsce załatwienia sprawy:

• Urząd Stanu Cywilnego w Hajnówce
  • ul. Aleksego Zina 1, 17-200 Hajnówka, pokój nr 15

Tryb odwoławczy:

W przypadku otrzymania decyzji odmownej stronie przysługuje prawo do wniesienia odwołania od decyzji do Wojewody Podlaskiego za pośrednictwem kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
• Ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej